Asmodee hecht veel waarde aan uw privacy. In deze Privacyverklaring B2B leggen wij uit hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan als u gebruikmaakt van de producten of diensten die Asmodee aanbiedt.

In deze Privacyverklaring lichten wij toe hoe wij omgaan met alle persoonsgegevens die wij van u verzamelen of die wij over u hebben verkregen van een derde en voor welke doeleinden wij uw persoonsgegevens verwerken. Daarnaast zetten wij hierin uiteen welke rechten u hebt in verband met de verwerking door ons van uw persoonsgegevens.

Wij kunnen persoonsgegevens van u verzamelen in het kader van onze bedrijfsactiviteiten, onder meer door uw gebruik van onze B2B-websites/-platformen, als u contact met ons opneemt of informatie bij ons opvraagt, of als gevolg van uw relatie met een of meer van onze medewerkers of partners.

Wie is er verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens? 
 
Welke persoonsgegevens verzamelen wij over u?
 
Hoe gebruiken wij uw persoonsgegevens? 
 
Aan wie geven wij uw persoonsgegevens door? 
 
Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens? 
 
Beveiliging van uw persoonsgegevens
 
Wat zijn uw rechten? 
 
Contact en klachten
 
Wijzigingen in deze Privacyverklaring

Wie is er verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens? 
Enigma Distribution Benelux B.V. h.o.d.n. Asmodee The Netherlands, gevestigd te Helmond, ingeschreven in het handelsregister onder nummer 53234715 (“Asmodee” of “wij”), is verwerkingsverantwoordelijke in verband met uw persoonsgegevens.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij over u? 
Wij verzamelen informatie over u zoals:
– Naam en functie
– Skype-adres
– Contactgegevens, zoals de identiteit en contactgegevens van de onderneming waar u werkt en uw e-mailadres, voor zover deze gegevens worden verstrekt
– Betalingsgegevens
– Informatie die u verstrekt in het kader van onze dienstverlening aan u; deze is afhankelijk van de aard van uw opdracht aan Asmodee
– Relevante informatie die wordt vereist op grond van regelgeving ter bestrijding van witwassen en omkoping ten behoeve van de verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van het “Ken Uw Klant”-proces in het kader van onze klant-intakeprocedures. Deze informatie kan mede omvatten documenten die van u worden verkregen, bewijs van financieringsbronnen en mogelijk informatie die wordt verkregen uit online of offline externe bronnen
– Informatie die u ons verstrekt in het kader van het bijwonen van bijeenkomsten en evenementen, waaronder dieetwensen
– Overige informatie die van belang is voor de dienstverlening.

Hoe gebruiken wij uw persoonsgegevens? 
Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor onderstaande doeleinden. Als wij uw persoonsgegevens verwerken, doen wij dat altijd op basis van een wettelijke rechtvaardiging (rechtsgrond) voor verwerking, welke wij in onderstaande tabel hebben aangegeven.

Â	Doeleinden van verwerkingÂ	Rechtsgrond
 1.	Voor het uitvoeren van administratieve werkzaamheden in verband met overeenkomsten, orders, ontvangst van leveringen, facturen, betalingen, verslaglegging in verband met relatiebeheer, enz.	Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst tussen u en Asmodee.
 2.	Voor het vaststellen van financiële en omzetcijfers per klant.	Wij zijn van mening dat wij een gerechtvaardigd belang hebben bij het uitvoeren van analyses met betrekking tot onze activiteiten om ons te helpen bij het nemen van zakelijke beslissingen.
 3.	Voor het selecteren van klanten ten behoeve van Asmodee.	Wij zijn van mening dat wij een gerechtvaardigd belang hebben bij het bijhouden van een overzicht van onze klanten om onze bedrijfsactiviteiten te kunnen ontplooien.
 4.	Voor het bijhouden van documentatie met betrekking tot klanten.	Wij zijn van mening dat wij een gerechtvaardigd belang hebben bij het bijhouden van die documentatie om onze bedrijfsactiviteiten te kunnen ontplooien.
 5.	Om u marketingberichten te kunnen sturen over onze producten en diensten.	Wij zijn van mening dat wij er een gerechtvaardigd belang bij hebben om ervoor te zorgen dat onze klanten op de hoogte worden gehouden van informatie over onze producten en diensten, omdat dit ons helpt onze bedrijfsactiviteiten te behouden of uit te breiden. Voor zover wij echter wettelijk verplicht zijn om uw toestemming te vragen voordat wij u dergelijke informatie sturen, zullen wij die toestemming hanteren als grondslag voor de verwerking.
 6.	Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen in verband met klantverificatie (met inbegrip van alle regelgeving op het gebied van Ken Uw Klant en ter bestrijding van witwassen en omkoping), geschillen of soortgelijke verplichtingen, daaronder begrepen doch niet beperkt tot het aanhouden van verzekeringen die verplicht zijn op grond van regelgeving.	Deze verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. Voor zover die wettelijke verplichtingen echter voortvloeien uit andere wetgeving dan die van de EU of een EU-lidstaat, zijn wij van mening dat wij een gerechtvaardigd belang hebben bij het voldoen aan die wettelijke verplichtingen indien niet-naleving daarvan kan leiden tot sancties of andere nadelige gevolgen voor onze organisatie of het Asmodee-concern in het algemeen.
 7.	Voor het naleven van alle toepasselijke wetten, gerechtelijke bevelen, overige gerechtelijke procedures of de voorschriften van een toezichthouder.	Deze verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.
 8.	Om onze overeenkomsten met u te handhaven.	Wij zijn van mening dat wij er een gerechtvaardigd belang bij hebben om ervoor te zorgen dat onze overeenkomsten naar behoren worden nagekomen en om onze rechten waar nodig te verdedigen.
 9.	Voor het handhaven van onze wettelijke rechten en verplichtingen, en voor alle doeleinden in verband met eventuele rechtsvorderingen die door u worden ingesteld of waarbij u anderszins betrokken bent.	Wij zijn van mening dat wij een gerechtvaardigd belang hebben bij het verdedigen van onze organisatie tegen schending van aan haar verschuldigde wettelijke verplichtingen en tegen gerechtelijke procedures.
 10.	Voor het verdedigen van de rechten van derden.	Deze verwerking is noodzakelijk voor het naleven van wettelijke verplichtingen die op Asmodee rusten. Deze verwerking is tevens noodzakelijk ten behoeve van de gerechtvaardigde belangen die Asmodee nastreeft. Wij zijn van mening dat wij er een gerechtvaardigd belang bij hebben om ervoor te zorgen dat onze activiteiten geen inbreuk maken op rechten van derden.
 11.	Bij het overwegen en/of in verband met een zakelijke transactie, zoals een fusie, herstructurering of verkoop.	Wij zijn van mening dat wij een gerechtvaardigd belang hebben, omdat wij beslissingen moeten kunnen nemen over de toekomst van onze onderneming voor het behoud of de uitbreiding van onze bedrijfsactiviteiten.
 12.	De organisatie van marketingactiviteiten, zoals maaltijden of andere evenementen waarbij informatie over dieetbeperkingen kunnen worden verzameld.	Wij baseren ons op uw toestemming voor het verzamelen van informatie voor de organisatie- of marketingactiviteiten waarbij u betrokken kunt zijn om u beter van dienst te kunnen zijn.

Als u een medewerker van een zakelijke klant van Asmodee bent, zullen wij uw contactgegevens uitsluitend gebruiken voor het beheer van de relatie met uw werkgever. Wij zijn van mening dat wij er een gerechtvaardigd belang bij hebben om met u te kunnen communiceren en onze bedrijfsactiviteiten met uw werkgever te onderhouden.

Aan wie geven wij uw persoonsgegevens door? 
Wij kunnen uw persoonsgegevens waar nodig doorgeven aan verschillende van de volgende categorieën van derden:

– Andere entiteiten binnen het Asmodee-concern (het overzicht van aan Asmodee gelieerde ondernemingen vindt u hier)
– Externe dienstverleners (onderhoud, opslag, betaling, logistiek, marketingdiensten, reputatie-audits, etc.), ten behoeve van de hiervoor onder 3 beschreven doeleinden
– Externe post- of koeriersdiensten die ons helpen bij de distributie van onze postale marketingacties aan u of de aflevering van documenten in verband met een bepaalde aangelegenheid
– Onze professionele adviseurs, zoals advocaten en (register)accountants
– Aandeelhouders
– Overheidsinstanties of toezichthouders
– Beroepsaansprakelijkheids- of andere betrokken verzekeraars
– Toezichthouders/belastingdiensten/handelsregisters
– Partners
– Banken

Wij merken op dat deze lijst niet uitputtend is en dat er nog andere voorbeelden kunnen zijn van situaties waarin wij gegevens moeten doorgeven aan andere partijen indien wij daarbij een gerechtvaardigd belang hebben, dat is toegestaan op grond van het toepasselijk recht of dat noodzakelijk is voor het voldoen aan een op ons rustende wettelijke verplichting.

In dit verband is het mogelijk dat uw persoonsgegevens worden doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER), naar landen die geen beschermingsniveau voor persoonsgegevens bieden dat gelijkwaardig is aan het niveau dat wordt geboden binnen de EER, zoals China, de Verenigde Staten van Amerika, Canada, etc. Bij ontstentenis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie vindt de doorgifte van uw persoonsgegevens plaats op grond van de door de Europese Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen of op grond van het EU-US Privacy Shield.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens? 
In het algemeen is ons beleid om uw persoonsgegevens uitsluitend te bewaren voor zo lang als dat noodzakelijk is voor het bewerkstelligen van de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. In het algemeen bewaren wij uw persoonsgegevens gedurende de periode die strikt noodzakelijk is voor het beheer van onze relatie met u. Indien u daartegen echter geen bezwaar maakt, bewaren wij uw persoonsgegevens die worden gebruikt voor marketingdoeleinden gedurende een extra periode van drie jaar na beëindiging van onze relatie met u.

Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens echter ook langer bewaren, bijvoorbeeld indien wij daartoe verplicht zijn op grond van wettelijke, fiscale of verslagleggingsvoorschriften, of indien die gegevens noodzakelijk zijn voor het vaststellen van het bestaan van een recht of overeenkomst. In dat geval worden uw persoonsgegevens gearchiveerd en bewaard gedurende de periode die is voorgeschreven op grond van het toepasselijk recht of gedurende de toepasselijke verjaringstermijn.

Indien uw persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn, zullen wij die verwijderen of anonimiseren.

Beveiliging van uw persoonsgegevens 
Wij zetten ons in voor de beveiliging van uw persoonsgegevens en wij hebben passende (beleids)regels en technische maatregelen voor de beveiliging van gegevens doorgevoerd om die te beschermen tegen onbevoegde toegang, onbehoorlijke gebruikmaking of doorgifte, onbevoegde wijziging en onrechtmatige vernietiging of ongewild verlies.

Al onze partners, medewerkers, adviseurs, werknemers en gegevensverwerkers die toegang hebben tot en betrokken zijn bij de verwerking van persoonsgegevens zijn verplicht om de geheimhouding daarvan te respecteren.

Wat zijn uw rechten? 
U hebt een aantal rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Meer informatie over elk van die rechten vindt u hieronder:

– Intrekking van toestemming. U kunt uw toestemming in verband met de verwerking van persoonsgegevens op basis van uw toestemming te allen tijde intrekken, zonder dat dit gevolgen heeft voor de rechtmatigheid van verwerking op basis van uw toestemming die heeft plaatsgevonden vóór intrekking daarvan.

– Inzage. U kunt ons verzoeken om uitsluitsel te geven over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens en, wanneer dat het geval is, om informatie over de kenmerken van die verwerking en inzage in en een kopie van die persoonsgegevens.

– Rectificatie. U kunt ons verzoeken om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te rectificeren of te vervolledigen.

– Gegevenswissing. U kunt ons verzoeken om uw persoonsgegevens te wissen indien die niet langer noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze waren verzameld, u uw toestemming hebt ingetrokken, u bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, uw persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt, of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Wij zijn niet verplicht aan uw verzoek te voldoen, met name niet indien de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting of voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen.

– Beperking. U kunt ons verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken (d.w.z. uw persoonsgegevens te bewaren maar niet te gebruiken) indien de juistheid van uw persoonsgegevens wordt betwist, de verwerking onrechtmatig is maar u de persoonsgegevens niet wilt laten wissen, de persoonsgegevens nog steeds noodzakelijk zijn voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen, of om na het uitoefenen van uw recht van bezwaar te controleren of er sprake is van zwaarder wegende gronden. Na een verzoek om beperking kunnen wij uw persoonsgegevens blijven gebruiken indien wij uw toestemming hebben, voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen, of voor het verdedigen van de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon.

РOverdraagbaarheid. U kunt ons verzoeken uw persoonsgegevens aan u te verstrekken in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm of om die rechtstreeks aan een andere verwerkingsverantwoordelijke te laten overdragen, doch uitsluitend indien de verwerking berust op uw toestemming of de uitvoering van een overeenkomst met u en de verwerking via geautomatiseerde proced̩s plaatsvindt.

– Recht van bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen. Indien wij voor de verwerking van persoonsgegevens uitgaan van een gerechtvaardigd belang (zie onder 3) hebt u het recht om bezwaar te maken tegen die verwerking. Indien u bezwaar maakt, moeten wij die verwerking staken, tenzij wij kunnen aantonen dat er sprake is van dwingende rechtsgronden voor de verwerking die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of indien wij de gegevens moeten verwerken ten behoeve van het instellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen.

– Recht van bezwaar tegen verwerking voor marketingdoeleinden. Indien wij uw persoonsgegeven verwerken voor direct marketing-doeleinden hebt u te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen die verwerking.

Daarnaast hebt u het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit indien u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met het toepasselijk recht. In Nederland is de toezichthoudende gegevensbeschermingsautoriteit de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Voor het uitoefenen van uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens kunt u ons dit volledig ingevulde formulier toesturen per e-mail naar r.vanderlinden@asmodee.com.

Contact en klachten 
Voor meer informatie over uw rechten of voor vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met Renate van der Linden, via r.vanderlinden@asmodee.com.

U kunt ook contact opnemen met ons kantoor:

Asmodee The Netherlands
Vossenbeemd 51
5705 CL Helmond
Tel: +31 (0) 492 – 50 98 98

Wijzigingen in deze Privacyverklaring
Wij kunnen incidenteel wijzigingen doorvoeren in deze Privacyverklaring, bijvoorbeeld om te voldoen aan nieuwe voorschriften die worden opgelegd op grond van toepasselijke wetgeving, technische vereisten of goede zakelijke praktijken. Wij zullen u op de hoogte stellen in geval van wezenlijke wijzigingen.

<<< terug naar de homepage